Kortrijk test spraak-naar-tekst-technologie om sociaal werk te versterken

20 maatschappelijk werkers van OCMW Kortrijk zijn gestart met een testproject rond Magic Notes, een innovatieve spraak-naar-teksttool op basis van artificiële intelligentie. Zo worden gesprekken niet alleen getranscribeerd maar ook meteen omgezet tot gestructureerde verslagen. Gesprekken in het kader van het sociaal onderzoek of tussentijdse evaluaties kunnen zo vlotter verlopen en moeten de maatschappelijk werkers administratieve last besparen.

Magic Notes, ontwikkeld door het bedrijf Beam, is een van de weinige AI-tools die speciaal ontworpen werd voor maatschappelijk werk. De tool kan gesprekken in meerdere talen herkennen, inclusief dialecten zoals West-Vlaams. Alle opnames worden automatisch omgezet in heldere samenvattingen en verslagen volgens de sjablonen die vanuit het OCMW samen met Magic Notes zijn ontworpen. Zo kan je in de tool aangeven of het bijvoorbeeld gaat om een reguliere vergadering of een intakegesprek met een cliënt.

Daarnaast kan Magic Notes ook actiepunten genereren en voorbereidend werk doen, zoals het klaarzetten van een evaluatie of het opstellen van een e-mail naar een partnerdienst. De tool werkt bovendien mobiel, waardoor maatschappelijk werkers hem zowel op kantoor als tijdens huisbezoeken kunnen gebruiken.

Recent werd Magic Notes internationaal bekroond met de Public-Private Partnership in Social Services Award 2025, een prestigieuze onderscheiding die jaarlijks wordt uitgereikt aan innovatieve samenwerkingen in de sociale sector. De award ging naar het project “Empowering Social Workers with AI” van Dumfries and Galloway Council in Schotland, waar meer dan 1.000 medewerkers Magic Notes dagelijks gebruiken en geen van hen nog terug wil naar manuele verslaggeving. De jury prees vooral de duidelijke tijdswinst, de sterke menselijke controle (“human-in-the-loop”) en de positieve impact op werktevredenheid en behoud van medewerkers.

Sinds november zijn twintig maatschappelijk werkers uit teams intake, jongvolwassenen en de wijkteams intensief aan de slag met Magic Notes. Verwacht wordt dat zij samen ongeveer 1.920 gesprekken opnemen. De test meet:

·      de nauwkeurigheid van de spraakherkenning

·      het gebruiksgemak en de betrouwbaarheid van de app

·      de tijdswinst tijdens verslaggeving

·      de integratie met interne tools die die het OCMW gebruikt

·      het draagvlak bij zowel medewerkers als cliënten

De lat ligt hoog: Magic Notes moet minstens 30% tijdswinst opleveren en zorgen voor uniformere, kwaliteitsvollere verslagen en zo de maatschappelijk werkers ontlasten. Kortrijk behoort tot de eerste steden in Vlaanderen die deze technologie op grote schaal uittest. Door nu te investeren in innovatie, wil de stad zich klaarstomen voor de toekomst van het sociaal werk. De test loopt tot eind 2025. In januari 2026 volgt een grondige evaluatie en wordt beslist over een mogelijke bredere uitrol.

Alle gesprekken worden uitsluitend opgenomen na uitdrukkelijke toestemming van iedereen die deelneemt aan het gesprek. Aan OCMW-cliënten wordt steeds duidelijk gekaderd waarom het gesprek opgenomen wordt en zij kunnen op elk moment weigeren. De opnames en transcripties worden verwerkt volgens de GDPR-wetgeving en de interne privacyregels. Het doel van de testfase is eveneens om te kijken hoe cliënten hiervoor openstaan en of de tool toelaat om gesprekken nog steeds op een vertrouwelijke manier te voeren die voor iedereen goed aanvoelt.