Evenementen boomen in Kortrijk

De corona-versoepelingen prikkelen opnieuw de creatievelingen onder ons. De event-aanvragen nemen stevig toe, en velen vragen realisatie op heel korte termijn. Het enthousiasme stijgt. Een aantal afspraken laten toe om samen veilig te blijven organiseren.

Bij de verwerking van de aanvragen houden we permanent rekening met de geldende maatregelen. Dit betekent dat toestemmingen pas sedert 9 mei in gang konden gezet worden, nu de maatregelen voor de komende periode duidelijk uitgeschreven en bepaald werden (ministeriële besluiten). Wijzigende maatregelen zullen steeds een invloed hebben op de organisatie. Verstrengingen kunnen eerdere goedkeuringen overrulen, versoepelingen vragen bijsturing en/of opnieuw bekijken van de opgezette organisaties.

Om events goed georganiseerd en veilig te laten verlopen, moet je een minimum aantal stappen volgen:

• Alle aanvragen dien je in via het evenementenloket. Dit is het enige kanaal waarlangs je een officieel antwoord kan verwachten. Aanvragen via mail, telefoon, … komen niet in de flow van de verschillende diensten terecht (politie, Parko, minder hinder, leefmilieu, materiaaldepot, …) en zullen dus geen officiële toestemming krijgen.
• Heb je nog geen paswoord? Vraag dit aan via het geijkte formulier.
• Hou er in jouw organisatie rekening mee dat een aanvraag géén goedkeuring is! De goedkeuring gebeurt pas na positief advies van alle betrokken actoren (politie, brandweer, openbaar domein, Parko, materiaal, …) en de goedkeuring van het college.
• Hou er rekening mee als je wil communiceren over jouw evenement, dat de goedkeuring vóór de communicatie in orde is. Jouw organisatie kan geweigerd worden als je niet over een geldige vergunning beschikt.
• Dien je aanvraag in met de naam van je organisatie, niet met je persoonlijke naam. Dit is belangrijk voor de aanvraag van het materiaal, subsidie, …
• Vergeet niet om je materiaal aan te vragen! Wil je nadien nog iets toevoegen, dan dien je dit eerst telefonisch aan te vragen via 056 27 74 00. Als er geen persoonlijk contact is, verandert er niets meer aan je aanvraag.
• Vergeet je CERM – de Vlaamse Covid Event Risk Management – tool niet aan je aanvraag toe te voegen: www.covideventriskmodel.be

Om organisaties goed en veilig te laten verlopen, is een minimum verwerkingstermijn nodig om advies en medewerking van alle diensten te genereren. Politie, brandweer, Parko, leefmilieu, materiaaldepot, … dragen allemaal een steentje bij aan jouw organisatie in onze stad.

• Kleine events moet je 3 weken vooraf aanvragen. Het gaat hier om straatfeesten, wandelingen, enkel materiaal aanvragen, ...
• Voor het verkeersvrij maken van straten dient de aanvraag minimum 6 weken op voorhand binnen te zijn, om de veiligheidsdiensten op de hoogte te brengen, een omleidingsplan te bekijken, buren op de hoogte te brengen, ...
• Events die een grote impact hebben op het openbaar domein, dienen minimum 8 weken op voorhand aangevraagd te worden. Opgepast, de communicatie dien je af te stemmen op het verkrijgen van de vergunning.
• Voor wedstrijden op openbaar domein gelden de wettelijk vastgelegde termijnen (bijvoorbeeld minimum 14 weken voor wielerwedstrijden, ...)

Hou er dus rekening mee dat, als je slechts de minimumtermijn hanteert, je de goedkeuring pas net voor de eventdatum kan ontvangen.