Goed nieuws voor jonge ouders: inschrijvingsproces sportkampen geoptimaliseerd

Maandag 1 februari werden de inschrijvingen geopend voor de sportkampen van Pasen en de zomervakantie. Hoewel dit voor het overgrote deel van de ouders vlot verliep, kwamen een aantal problemen bovendrijven die ondertussen werden aangepakt. De meest gehoorde klachten waren het plots verdwijnen uit de wachtrij en de lange duurtijd vooraleer je een inschrijvingssessie kon beginnen.

Dienst IT ging samen met de sportdienst aan de slag om te bekijken hoe we het inschrijvingsproces verder konden optimaliseren. De volgende ingrepen moeten er voor zorgen dat de volgende inschrijvingsmomenten nog vlotter verlopen:

  • Op 1 april maakten we de overstap van betaalplatform Ingenico naar Enviso Pay. Dit platform biedt een betere integratie met onze systemen en is gebruiksvriendelijker voor de klant.
  • De sessietijd werd verkort van 5 naar 3 minuten waardoor de sessies sneller terug worden vrijgegeven voor mensen in de wachtrij. Concreet betekent dit dat na inactiviteit van 3 minuten de sessie verloopt. Je krijgt als gebruiker wel een waarschuwing 1 minuut voor vrijgave van de sessie. Dit moet de wachtrij sneller doen slinken.
  • Op de verschillende webservers staat nu overal 1 unieke key.  Bij de vorige inschrijvingen waren nieuwe webservers opgezet met een verschillende sleutel waardoor men kon verspringen van wachtrij.
  • We gaan de servers niet meer rebooten een uur voor de inschrijvingen. Klanten die reeds ingelogd waren, krijgen daardoor een fout en dat kon tot problemen leiden in de wachtrij.
  • De inschrijvingen voor jeugdkampen en sportkampen zullen niet meer op dezelfde dag plaatsvinden.
  • De inschrijvingen voor Pasen en zomervakantie zullen niet meer op dezelfde dag plaatsvinden.
  • Optimalisatie aan aanbodzijde: bij populaire kampen die snel volzet zijn, stellen we steeds de vraag om het aanbod uit te breiden.
Ik ben zelf een jonge ouder en weet dus wat bij het reserveren van sportkampen kan komen kijken. Die sportkampen zijn niet enkel leuk voor de kinderen, maar ook belangrijk voor de ouders om het huishouden tijdens de zomervakantie te kunnen managen. Het inschrijvingsproces wordt steeds efficiënter maar we zijn ook slachtoffer van ons eigen succes. Het aantal inschrijvingen blijft stijgen door de jaren heen. Vorig jaar waren er 4.247 inschrijvingen voor de zomer, voor dit jaar zitten we aan 4.458 and counting. Elk inschrijvingsmoment wordt geëvalueerd en we blijven aanpassen waar nodig. Zo doen we de inschrijvingen nu steeds op maandag zodat je de ganse week bij de sportdienst terecht kan bij eventuele problemen. Arne Vandendriessche - schepen van Sport

Bevoegd

Gerelateerde onderwerpen